Kiểm soát tài chính trong văn phòng

Trong quản trị văn phòng thì việc quản trị tài chính trong văn phòng là yếu tố khá quan trọng quyết định sự thành công của công việc ...

Các mức độ về sự phân cấp tài chính trong các công ty hiện nay:

    Phân cấp hoàn toàn với một lượng tiền mặt cụ thể.
    Phân cấp hoàn toàn có kiểm soát (được chi tiêu trước giải trình sau).
    Phân cấp hoàn toàn có giới hạn và có kiểm soát (được chi tiêu trước có giới hạn mức tối đa và giải trình sau).
    Phân cấp về nguyên tắc và có kiểm soát (kiểm soát trước khi chi tiêu).
    Không được phân cấp gì cả.

Lập kế hoạch quỹ điều hành nội bộ:

    Phân tích tình hình và các nhu cầu chi tiêu trong kỳ kế hoạch.
    Báo cáo đệ trình kế hoạch chi tiêu trong kỳ kế hoạch để được duyệt.
    Mở sổ sách theo dõi lượng tiền nhập, xuất, và tồn quỹ.
    Cất giữ tiền mặt tồn quỹ (nếu có).

Chi tiêu và thanh toán:

    Các loại chi tiêu thông thường.
    Cách chi tiêu hợp lệ.
    Lưu giữ hồ sơ chi tiêu.

Giải trình, quyết toán và báo cáo chi tiêu.

    Giải trình chi tiêu.
    Quyết toán chi tiêu.
    Báo cáo chi tiêu.

Những điều nên làm và không nên làm:

Nên làm:

    Ghi chép sổ sách cẩn thận, chính xác đến từng chi tiết.
    Chi tiêu trong quyền hạn và đúng nguyên tắc.
    Giải trình chính xác, dễ hiểu và chặt chẽ.
    Quyết toán kịp thời và đầy đủ.
    Báo cáo trung thực.
    Lưu giữ hồ sơ đầy đủ.

Không nên làm:

    Cho người khác mượn tiền quỹ.
    Tự chi tiêu cho các nhân bằng tiền quỹ.
    Không xin ý kiến cấp trên về các khoản chi tiêu mà bản thân còn do dự là đúng hay sai nguyên tác, đúng hay vượt quyền hạn của mình.

Nguồn:  356 ngày